نوشتن ایمیل اداری

نکته اول اینه که یه ایمیل کاری رسمیتش از یه نامه کاری کمتره. اما با این حال اگر می خواید همکاران انگلیسی زبانتون رو حفظ کنید باید تشریفاتی حتما در اون رعایت بشه.

1. حتما با greeting  شروع کنید.

بسته به این که رابطه شما با کسی که این ایمیل را برای او می فرستید چقدر صمیمی است می توانید به شیوه های مختلفی ایمیل را آغاز کنید . مثلا بگویید Dear Lillian یا Dear Ms. Price یا اگه رابطه تان بیش از اینها صمیمی است به سادگی بگویید Hi Kelly. اگر بجای یک شخص در حال ایمیل زدن به یک شرکت هستید می توانید بنویسید To whom it may concern.

2. از دریافت کننده تشکر کنید.

اگر می خواهید در جواب یک مراجعه کننده ایمیل بزنید، باید ایمیل خود را با یک جمله تشکر شروع کنید. مثلا اگر کسی در مورد شرکت شما سوالی پرسیده است می توانید بگویید Thank you for contacting ABC Company. اگر کسی که در حال ایمیل زدن به او هستید، در پاسخ به شما آن ایمیل را زده است، حتما از او تشکر کنید . مثلا بگویید Thank you for your prompt reply یا Thank you for getting back to me. به طور کلی اگر دلیلی برای تشکر وجود دارد حتما تشکر کنید. این کار به خواننده شما حس راحتی می دهد و شما را هم مودب تر نشان می دهد.

3. مقصود خود را بیان کنید.

اگر برای اولین بار به کسی یا شرکتی ایمیل می زنید جایی برای تشکر نیست. در عوض هدف و قصد خود را از این ایمیل توضیح دهید. مثلا بگویید

I’m writing to enquire about …. یا I’m writing in reference to ….

پیش از ورود به متن بدنه ایمیل حتما باید قصد خود را از این کار مشخص کنید. به گرامر، املای دقیق کلمات، و نقطه گذاری توجه ویژه داشته باشید و سعی کنید از جملات کوتاه و واضح استفاده کنید.

4. حسن ختام

بهتر است قبل از اتمام ایمیل به نشانه ادب دوباره از دریافت کننده آن تشکر کنید و چند تعارف مودبانه به کار ببرید. مثلا

Thank you for your patience and cooperation  یا Thank you for your consideration

و سپس این جمله را بکار ببرید

If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know و I look forward to hearing from you.

5. اختتامیه

آخرین مرحله اضافه کردن یک عبارت اختتامیه به همراه نام خودتان است. مثلا Best Regards یا Sincerely یا Thank you. بهتر است از Best Wishes یا Cheers استفاده نکنید چرا که این عبارات بیشتر در ایمیل های شخصی و غیر رسمی کاربرد دارند. قبل از آن که دکمه Send را بزنید یک بار دیگر متن را چک کنید تا مطمئن شوید غلط نگارشی و املایی در آن وجود ندارد. و همه جملات کاملا درست اند.

یه نکته دیگه هم اینه که  جمله ها باید کوتاه و مربوط به موضوع باشن. بعد از پایان ایمیل باید اون رو یه بار دیگه خوند و جمله هایی رو که به موضوع ایمیل مربوط نیستن حذف کرد.